Intervju med projektledare för verksamhetsutvecklingsprojekt Science Village Etapp 2, Charlotta “Lotta” Turner och lokalsamordnare från LU Byggnad och projektledare för Campusutvecklingskontoret Charlotte von Brömssen om vårens designdrivna dialoger.
Läs gärna blogginlägg “Designdrivna dialoger – viktig en pusselbit för kommande lokalprogram” innan nedan intervju för bakgrundsinformation om workshopserien.
Varför beslutade ni er för att använda designdrivna dialoger som metod för arbetet med verksamhetsutveckling och skapandet av ett lokalprogram?
Charlotte: Bakgrunden till varför vi valde denna metod var att fysiska institutionen redan hade skissat på ett lokalprogram medan kemiska institutionen, som kom in senare i processen, var inte lika långt framme i sitt arbete. De designdrivna dialogerna blev därför ett sätt för att få folk från båda verksamheter att träffas och diskutera förutsättningarna för en framtida gemensam verksamhet, med förhoppning att skapa en gemensam grund för det kommande lokalprogrammet. Vi ville också ha en metod och en process som fokuserade på verksamheten och dess behov, istället för att utgå från ett hus och lokalförteckning, vilket man gjort tidigare. Därför blev denna metod, som hade potential att uppfylla våra behov, aktuell. Efter att ha läst på om designdrivna dialoger så valde vi att gå vidare med den i samarbete med Sweco Arkitekter, som också utvecklat metoden.
Vilken var den största “aha-upplevelsen” för er d.v.s. vad kom fram under serien som ni inte tänkt på själva?
Lotta: Det var när deltagarna började leka med brickor i uppritade hus (brickor med olika funktioner och miljöer) som vi fick fram det vertikala tänket, d.v.s att vi kan koppla det administrativa stödet vertikalt i byggnaden. En annan “aha-upplevelse” var när deltagarna nära unisont i olika grupper kom fram till att det är en fördel att ha två hus, med olika verksamheter i, och att vi behöver mycket entréplan och källarplan där vi kan “bre ut oss”. Det blev väldigt tydligt i just den övningen där vi tittade på fördelar och nackdelar med ett versus två hus och vad de ska innehålla.
Charlotte: Jag håller med. Det är den tunga outputen från dialogerna. Verksamheten tycker att man kan ha allt inom en byggnad för att kunna röra sig, men tycker två byggnader är viktigast för att kunna bre ut sig. Vertikala kopplingen gör att man kan få en närhet och stöd och samtidigt ge verksamheten möjlighet att bre ut sig på plan.
Charlotte: Dialogerna har lett framåt mot ett sätt att ta sig an denna komplexa utmaning, och har startat en process kring hur man kan organisera sig i huset. Och deltagarna har fått verifierat att det här med kluster, dvs hur vi skulle kunna organisera och sitta ihop, inte är helt jättelätt!
Lotta: Vi presenterade ett förslag på organisationskluster där vi hade blandat forskargrupper från både kemi och fysik, som Styrgruppen för verksamhetsutvecklingsprojektet hade tagit fram. Och det blev inte någon jättedålig reaktion! Så det ser vi som positivt, att där verkar finnas en öppenhet att sitta nära nya forskargrupper från andra verksamheter, som skulle kunna ha nytta av varandra.
Lotta. Dialogerna har gett oss flera embryon till vad man kan göra tillsammans, och vad det kan leda till, till exempel inom utbildningsprogram med mera.
Hur ser ni på dialogerna nu när det gått några månader?
Lotta: Etableringen innefattar stora och komplexa verksamheter, så det är svårt att göra ett lokalprogram och förändringar om man inte lyssnar in många. Så, stora nyttan har varit att vi träffades – ganska många då vi var över 50 personer – vid flera olika tillfällen, och började prata med varandra. Folk har lärt känna varandra över gränserna, vilket inte hade skett om de inte hade mötts i workshopserien. Och vi har hört i efterhand att de som deltog började förstå varandras olika verksamheter bättre efter att ha träffats.
Charlotte: Det blev någon storts allvar i övningen att nu ska vi starta denna komplexa process, både för oss i projektgruppen men även för deltagarna. Och vi förstår utmaningen bättre. Vårens arbete medförde även att verksamheten lättare kan känna igen sig i arbetet när man tex presenterar förslag på lokalprogram och byggnader. Man känner igen sig på annat sätt eftersom de varit med och diskuterat dessa frågor redan.
Lotta: En annan output är att kemi och fysik är mer i takt. Det är också en stor vinst med vårens arbete. Det känns riktigt bra. Nu har vi större förutsättningar för att nå samsyn. Det hade varit svårt att gå in i arbetet med att ta fram gemensamt lokalprogram och lokalförteckningar, där vi måste förtäta och jobba mer tillsammans, UTAN designdialogerna och detta arbete
Charlotte: Det var en anledning till varför vi gjorde den här metoden. Nu har vi gemensamt bekantat oss med en massa olika frågeställningar och förstått situationen och startat diskussioner. Och alla har kommit in i processen, istället för att få ett lokalprogram eller byggnad presenterat för sig som man inte förstår ramarna och förutsättningarna för. Vi är på väg mot att kunna förstå hur vi ska prioritera olika frågor.
Lotta: Vi har redan lokalföreteckningar, men vi behövde något mer än det. Vi behövde veta vad vi kan samutnyttja, vad kan vi göra tillsammans, var vill vi satsa nytt, vad vill vi stänga eller ta bort. En lokalföreteckning kan inte säga allt det.
Vad händer nu? Hur ska informationen från dialogerna användas?
Lotta: Nu ska det bli skarpare. En fokusgrupp har formats med sikte på undervisning, studiemiljöer och undervisningsstöd som projektgruppen kommer att ta in information från. Vi har även identifierat olika fokusområden, inklusive forskning och infrastrukturer, studentmiljöer och kontorsmiljöer och mötesplatser med flera. Arbetsmetoden för att inhämta information till de olika fokusområdena kommer att variera, t.ex. workshops och intervjuer. I andra fall kommer deltagare att samlas i nätverk som möts regelbundet och diskuterar olika frågor för att få in flera perspektiv.
Ett tekniknätverk har initierats med deltagare från hela verksamheten. Detta nätverk träffas månatligen för att diskutera ämnen som rör labbutrustning, säkerhet, uppdateringar med mera men även för att lära känna varandra över institutionsgränser.
Charlotte: Vi fick in ganska mycket information – både högt och lågt – och vi har det som material, tillsammans med lokalförteckning, rådata med mera. Till exempel, lärare behöver mötesrum i anslutning till lärosalar för att kunna prata med studenter efter föreläsningar – och fler detaljer kring arbetsmiljön om hur studenter och medarbetare vill sitta som vi tar med oss in i nästa steg.
Lotta: Nästa steg är att vi ska ta fram ett verksamhetsmässigt omfattningsförslag, hur många undervisningslokaler som behövs, hur mycket undervisningsverksamhet vi ska ha, hur mycket kontorsmiljön får ta plats med mera och väga det mot kostnader. Vi har redan mycket undervisningslokaler i Lund men å andra sidan så behöver vi undervisningsmiljöer i Science VIllage annars kommer studenterna inte vilja vara där. Vi behöver ta fram en gemensam verksamhetsbeskrivning och lokalföreteckningar, och få till ett lokalprogram till december. Mycket som ska hända här i höst – vi kommer inte sitta och rulla tummarna precis!
Intervju av Cecilia Schubert, kommunikatör Lunds universitets Science Village-etablering